AAA
'Help i Glybiau a Gwirfoddolwyr Chwaraeon yng Nghymru '
Hybu Eich Clwb

Trefnu Digwyddiadau

Yn aml iawn mae rhedeg clwb chwaraeon yn golygu y bydd rhaid i chi drefnu digwyddiadau. Mae’r digwyddiadau yma’n amrywio o weithdy addysg hyfforddwyr bychan i noson agored i aelodau newydd, twrnameintiau i glybiau lleol neu bencampwriaethau rhanbarthol neu genedlaethol.  

Gydag ychydig o waith cynllunio a’r bobl iawn yn eich cefnogi chi, mae digwyddiadau’n gallu helpu i roi gwybod am eich clwb i aelodau newydd posib neu noddwyr posib, codi arian a chryfhau’r cysylltiadau gydag ysgolion a’r gymuned leol. 

Defnyddiwch ein rhestr wirio ni i wneud yn siŵr eich bod wedi rhoi sylw i’r pethau sylfaenol:                     


Camau cyntaf

  • Penderfynwch beth rydych chi eisiau ei gyflawni wrth gynnal digwyddiad – bydd yn eich helpu chi i wneud penderfyniadau fel pwy i’w gwahodd ac a ydi’r digwyddiad angen cynhyrchu incwm
  • Os oes angen, sefydlwch bwyllgor ar gyfer y digwyddiad a phenodi cydlynydd digwyddiadau
  • Lluniwch gynllun ariannol drafft
  • Edrychwch ar brotocolau digwyddiadau drwy gysylltu â’ch tîm datblygu chwaraeon lleol a chorff rheoli eich camp ymlaen llaw
  • Penderfynwch pryd yw’r amser gorau i gynnal eich digwyddiad – gwnewch yn siŵr nad yw’n cyd-daro â digwyddiadau eraill a bod gennych chi ddigon o amser cynllunio
  • Ble mae’r lleoliad mwyaf addas? Pa gyfleusterau ydych chi eu hangen? Faint o le sydd ei angen i nifer y bobl? Oes angen lle parcio?
  • Penderfynwch pa wahanol dasgau fydd angen eu gwneud a sicrhau cymorth gwirfoddolwyr. Oes arnoch chi angen recriwtio pobl o’r tu allan i’r clwb? Oes angen hyfforddiant?
  • Os oes raid i chi logi offer sain a gweledol, gwasanaeth arlwyo, stiwardio neu ddiogelwch, cofiwch eu harchebu ymlaen llaw

 

Hybu eich digwyddiad

  • Gwnewch restr o bobl i’w gwahodd a rhoi digon o rybudd ymlaen llaw (peidiwch ag anghofio pobl sy’n gwneud penderfyniadau, fel cynghorwyr lleol)
  • Gwnewch yn siŵr bod gan y gwesteion i gyd fap/cyfarwyddiadau a hefyd manylion cysylltu ar gyfer mwy o wybodaeth
  • I hybu eich digwyddiad, ceisiwch gael sylw ar y cyfryngau a defnyddio cyfryngau cymdeithasol. Ewch ati i greu tudalen i’r digwyddiad ar Facebook – mae’n ffordd grêt o rannu gwybodaeth.
  • Trefnwch arwyddion clir a gweladwy, a thaflenni ac ati

 

Asesu risg

  • Ewch ati i gynnal asesiad risg fel bod y trefniadau angenrheidiol yn eu lle gennych chi ar gyfer iechyd a diogelwch, yswiriant ac ati.
  • Paratowch gynllun ar gyfer tywydd gwlyb, os oes angen
  • Cofiwch wneud yn siŵr bod mynediad i bobl ag anabledd, a gofynnwch am ganiatâd i dynnu lluniau neu ffilmio plant, pobl ifanc ac oedolion agored i niwed.
  • Os ydych chi’n darparu gwasanaeth arlwyo, mae’r Asiantaeth Safonau Bwyd yn cynnig canllawiau defnyddiol i grwpiau cymunedol.

 

Y cyffyrddiadau terfynol 

  • Lluniwch amserlen ar gyfer y diwrnod i helpu gyda chadw amser
  • Briffiwch eich gwirfoddolwyr fel eu bod nhw’n gwybod beth sydd angen iddyn nhw ei wneud - cofiwch sôn am eich cynllun gweithredu mewn argyfwng
  • Os ydych chi wedi gwahodd newyddiadurwyr a phobl bwysig, byddwch yno i’w cyfarfod nhw
  • Gwnewch yn siŵr bod y gwesteion i gyd yn cael croeso cynnes a phrofiad grêt yn eich clwb
  • Cofiwch ddiweddaru eich cyfrifon cyfryngau cymdeithasol drwy gydol y dydd i helpu i hybu’r clwb
  • Ar ddiwedd y digwyddiad, diolchwch i bawb sydd wedi cymryd rhan – clybiau, rhieni, gwirfoddolwyr, cyfranogwyr ac ati
  • Ar ôl y digwyddiad, rhowch amser i werthuso eich digwyddiad - bydd arolwg cyflym ar-lein neu ar bapur yn helpu i dynnu sylw at beth weithiodd yn dda a beth mae posib ei wella’r tro nesaf

Am ragor o gefnogaeth, lawrlwythwch y canllaw Running Sports defnyddiol ac ewch i wefan y WCVA am eu Pecyn Adnoddau Gwirfoddoli Mewn Digwyddiadau (https://www.wcva.org.uk/volunteering/event-volunteering) am fwy o gyngor a thempledi i’ch helpu chi i gynnal digwyddiad llwyddiannus.”  

Mae rhagor o help ar gael gan Naomi Warner, Rheolwr Gwirfoddolwyr Run4Wales, sydd wedi llunio cyngor call ar gyfer sicrhau bod cyfranogwyr a gwirfoddolwyr yn cael profiad gwych yn eich digwyddiad.

Canllawiau Arfer Gorau

Hefyd beth am holi am brofiadau’r gwirfoddolwyr #extramilers ym Mhencampwriaethau Hanner Marathon y Byd 2016 a gynhaliwyd yng Nghaerdydd.