AAA
'Help i Glybiau a Gwirfoddolwyr Chwaraeon yng Nghymru '
Cyllid Clwb

Rheoli eich Cyllid

Er mwyn i glwb fod yn llwyddiannus ac yn gynaliadwy, rhaid defnyddio cyllid sy’n dod gan yr aelodau ac o ffynonellau eraill yn ddoeth ac yn effeithiol. Dyma pam mae llywodraethu ariannol yn flaenoriaeth bwysig.

Yn sylfaenol, mae hyn yn cynnwys y canlynol:

  • Cael unigolion priodol i ymwneud â materion ariannol
  • Y strwythur priodol gydag awdurdod a dirprwyo priodol       
  • Y mesurau rheoli a’r gweithdrefnau priodol yn eu lle
  • Y wybodaeth gywir i wneud penderfyniadau effeithiol

Yr unigolionpriodol

Y brif rôl ariannol yn y clwb yw rôl y Trysorydd. Mae hon yn rôl hanfodol ac felly mae’n bwysig eich bod yn recriwtio rhywun sy’n drefnus ac yn hyderus wrth ddelio gyda ffigurau a rheoli arian.     

Rôl y Trysorydd      

Mae’r Trysorydd yn gyfrifol am gyllid y clwb ac mae’n gweithredu fel prif swyddog ariannol y clwb. Dyma ddyletswyddau’r Trysorydd:

  • Paratoi cyllidebau
  • Rhoi trefn ar y materion ariannol, gan gynnwys incwm bancio, talu anfonebau a monitro’r cyfrif banc a’r llif arian  
  • Paratoi adroddiadau ariannol y clwb a’u cyflwyno i’r pwyllgor            
  • Rhoi cyngor i’r pwyllgor ar reoli’r cyllid                      
  • Cyfrifol am weithdrefnau a phrosesau ariannol.

I osgoi unrhyw amheuaeth, mae’n arfer da llunio Disgrifiad Rôl ar gyfer y Trysorydd.

Y strwythurpriodol

Er bod rôl y Trysorydd yn rôl bwysig, dim ond un rhan o strwythur llywodraethu ariannol y  clwb yw’r rôl. Mae’n rhaid i chi wneud yn siŵr nad oes un person unigol yn gallu cwblhau’r holl drafodion ariannol ar ran y clwb o’r dechrau i’r diwedd. Mae’n rhaid i chi gynnwys rhai mesurau diogelu.

Mewn sefydliad bach, fel clwb, fe all hyn fod yn anodd ei gyflawni, felly cofiwch feddwl am y canlynol:

  • Penodi deiliaid cyllideb gyda chyfrifoldeb am reoli cyllidebau
  • Pennu lefelau gwariant cyfyngedig            
  • Sefydlu is-bwyllgor cyllid i fonitro cyllid y clwb yn fanylach             
  • Sicrhau bod y pwyllgor yn deall ac yn adolygu’r cyllid mae’n gyfrifol amdano yn y pen draw

Mae’n syniad da creu siart yn dangos eich strwythur ariannol, fel bod pawb yn ymwybodol o’r rhan maent yn ei chwarae.

Y mesurau rheoli priodol

Bydd cael strwythur priodol yn ei gwneud yn haws i chi sefydlu gweithdrefnau a mesurau rheoli priodol er mwyn lleihau pob risg a helpu i sicrhau nad yw eich clwb yn mynd i anawsterau ariannol.

Dylech amlinellu’r prosesau hyn yn glir yn eich gweithdrefnau ariannol, fel bod pobl yn y clwb yn ymwybodol ac yn gallu cydymffurfio.

Dyma esiamplau o weithdrefnau a mesurau rheoli:

  • Incwm sy’n arian parod yn cael ei lofnodi gan ddau unigolyn
  • Ceir cyfyngiadau ar yr awdurdod ar gyfer gwariant
  • Y Cadeirydd yn adolygu cysoni banc y trysorydd (sef y gwahaniaeth rhwng y balans yn y banc a’r swm cyfatebol a ddangosir yng nghofnodion cyfrifo’r clwb ei hun)
  • Cedwir dogfennau (fel anfonebau a derbynebau ac ati)           
  • Rheolir pob gwrthdaro rhwng buddiannau

Dylai’r pwyllgor gymeradwyo’r gweithdrefnau a’u hadolygu’n rheolaidd.                     

Os hoffech gael rhagor o wybodaeth, ewch ati i lawrlwytho’r ddogfen 'gweithdrefnau ariannol clwb'.

Y wybodaeth briodol 

Bydd cyflwyno’r wybodaeth ariannol briodol mewn cyfarfodydd pwyllgor yn sicrhau bod penderfyniadau priodol yn cael eu gwneud gan feddwl am gyllid y clwb.

Dylai’r Trysorydd baratoi adroddiad ariannol yn rheolaidd a dylai’r adroddiad gynnwys y canlynol:          

  • Cyfrif Incwm a Gwariant i’w gymharu â’r gyllideb       
  • Mantolen – yn dangos asedau ac atebolrwydd y clwb  
  • Unrhyw wybodaeth arall y credir ei bod yn angenrheidiol, e.e. rhagolygon llif arian, manylion am ddyledwyr (pwy sydd ag arian yn ddyledus i chi) a chredydwyr (pwy y mae gennych arian yn ddyledus iddynt).

Dylid anfon yr Adroddiad Cyllid at bob aelod o’r pwyllgor cyn y cyfarfodydd, fel bod digon o amser ar gyfer craffu a chwestiynau.                  

Dyma esiamplau o gwestiynau da:             

  • A oes unrhyw gostau heb eu talu eto ond a ddylid eu cynnwys yn y datganiadau ariannol?                      
  • Ydych chi wedi cynnwys unrhyw daliadau sydd heb glirio yn y cyfrif banc?
  • Oes unrhyw incwm heb ei fancio y mae angen ei gyfrif?         

Os na chaiff yr eitemau hyn eu cynnwys, bydd sefyllfa ariannol y clwb yn edrych yn iachach nag ydyw mewn gwirionedd. Gall hyn arwain at wneud penderfyniadau gwael, fel cymeradwyo gwariant ychwanegol a gadael y clwb gyda phrinder arian yn gyffredinol.                  

Rhagor o Wybodaeth 

Os hoffech gael hyfforddiant cyllid, mae Busnes Cymru yn cynnig cyrsiau ar-lein. Mae’n rhaid i chi gofrestru cyn cael edrych ar y modiwl Rheoli Eich Cyllid sy’n rhoi sylw i lif arian, cyllidebu, cyfrifon, elw a cholled a datganiadau balans.