AAA
'Help i Glybiau a Gwirfoddolwyr Chwaraeon yng Nghymru '
Cyllid Clwb

Rheoli eich Cyllid            

Bydd rheoli cyllid eich clwb yn llawer iawn haws os byddwch yn cadw cofnodion manwl gywir mewn ffordd y gellir eu defnyddio i adrodd yn ôl yn erbyn eich cyllideb flynyddol. Bydd gallu mesur eich cyllideb flynyddol yn erbyn eich incwm a’ch gwariant gwirioneddol yn galluogi i chi reoli cyllid eich clwb a gweld yn fuan iawn os yw pethau’n mynd o chwith!

CofnodionCyfrifo

Mae’n ofynnol yn gyfreithiol i bob clwb gadw cofnodion cyfrifo sy’n cofnodi holl drafodion ariannol y clwb.

Hefyd bydd rhaid i chi gadw cofnodion eraill, gan gynnwys y canlynol:

  • Tanysgrifiadau aelodaeth – bas data o’r holl aelodau, gan gynnwys enwau, manylion cyswllt, ffioedd dyledus.
  • Cofnod o’r holl incwm sydd wedi’i dderbyn - dylid dangos derbynebau ar gyfer pob incwm a dderbyniwyd.
  • Cofnod o’r holl daliadau a wnaed - dylid cadw anfonebau a derbynebau ar gyfer yr holl daliadau sydd wedi’u gwneud.
  • Cofrestr o asedau sefydlog - gyda disgrifiad o offer a lleoliad yr offer ac ati.
  • Llyfr stoc – yn manylu ar symudiad a balans y stoc.   
  • Llyfr Arian – manylion yr holl drafodion banc ac arian parod.     
  • Datganiadau cyfrifon banc/cymdeithas adeiladu.

Wedyn defnyddir y cofnodion hyn i baratoi cyfrifon blynyddol y clwb a bydd archwilydd/ cyfrifydd y clwb eu hangen, yn ogystal â Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi os cynhelir archwiliad treth.                   

Mae dewis sut i gofnodi cyllid eich clwb yn bwysig. Gan ddibynnu ar faint y clwb a faint o drafodion sy’n cael eu prosesu, gall y cofnodion cyfrifo gael eu cadw ar rywbeth mor syml â thaenlen neu drwy ddefnyddio llyfr dadansoddi cyfrifon.  

Fodd bynnag, mae iddynt nifer o anfanteision:

  • Gall pobl wneud camgymeriadau arnynt
  • Maent yn gallu cymryd llawer o amser
  • Nid ydynt yn hwylus ar gyfer cymharu union incwm/gwariant yn erbyn y gyllideb.        

Opsiwn arall yw pecyn meddalwedd cyfrifo parod neu ddatrysiad cyfrifo ar-lein, ar y cwmwl.                      

Dyma’r manteision:

  • Cyflym – mae’n gallu arbed amser prosesu
  • Manwl gywir - mae’n darparu adnoddau fel cysoni â’r banc        
  • Adroddiadau  – adroddiadau cymharu’r symiau gwirioneddol yn erbyn y gyllideb dim ond drwy glicio botwm.      
  • Diogelwch – gellir cael ffeil wrth gefn i’r cofnodion ar y cwmwl
  • Hygyrchedd - mae posib gweld y cofnodion o unrhyw leoliad gyda chyswllt â’r rhyngrwyd.

Un esiampl o becynnau meddalwedd poblogaidd i glybiau yw QuickBooks (top desg a chwmwl) a Xero (cwmwl).

Efallai y bydd eich corff rheoli’n gallu eich helpu chi i ddewis y feddalwedd fwyaf priodol i chi.

Monitro ac adolygu gwybodaeth ariannol            

Mae clwb sefydlog a llwyddiannus yn cadw ar ben ei gyllid!            

Un ffordd o wneud hyn yw drwy lunio adroddiadau ariannol rheolaidd yn dangos faint o arian sy’n dod i mewn a faint sy’n mynd allan, bob mis os yn bosib. Hefyd dylai eich adroddiadau gymharu perfformiad gwirioneddol gyda’ch cyllideb, fel eich bod yn gallu gweld a yw’r clwb yn cadw at ei gynllun ariannol.

Os nad yw’r incwm a’r gwariant yn cyd-fynd â’ch cyllideb neu eich cynllun, bydd posib i chi weithredu ar frys i ddod â phethau’n ôl i drefn.                   

Dulliau o helpu gyda monitro a rheoli cyllidebau  

Mae sawl peth y gallwch chi eu gwneud i’ch helpu i gadw golwg ar eich cyllid:

  • Dirprwyo cyfrifoldeb i ddeiliaid cyllidebau
  • Rhoi gweithdrefnau ariannol ar waith ac awdurdodi cyfyngiadau ar wariant
  • Llunio adroddiadau rheolaidd – gwirioneddol v y gyllideb – ar gyfer deiliaid y gyllideb  
  • Sicrhau bod y cofnodion cyfrifo’n cael eu diweddaru’n rheolaidd a’u cysoni gyda’r cyfrifon banc                
  • Monitro perfformiad yn erbyn rhagolwg llif arian
  • Ystyried ffurfio is-bwyllgor cyllid          
  • Llunio cyfrifon rheoli rheolaidd           

Cymerwch olwg ar ein templed ar gyfer adroddiad gwirioneddol v y gyllideb.

Cyfrifon Rheoli Rheolaidd     

Bydd llunio cyfrifon rheoli rheolaidd (misol yn ddelfrydol) yn eich helpu i adolygu a monitro sefyllfa ariannol lawn y clwb. Bydd defnyddio pecyn meddalwedd top desg neu gwmwl priodol yn gwneud pethau’n haws i chi.                        

Dylai cyfrifon rheoli gynnwys yr adroddiadau canlynol:         

  • Incwm a Gwariant yn erbyn y gyllideb
  • Mantolen – dangos holl asedau a chyfrifoldebau’r clwb               
  • Unrhyw wybodaeth arall sy’n briodol, fel arian sy’n ddyledus i ddod i mewn ac arian sy’n ddyledus i fynd allan.

CofrestrAsedauSefydlog

Gall clwb gynnwys sawl eitem o offer sy’n gallu bod yn werthfawr iawn felly mae’n bwysig cadw cofrestr o asedau. Bydd y gofrestr fel rheol yn cynnwys y wybodaeth ganlynol:

  • Dyddiad prynu
  • Cost
  • Lleoliad
  • Cyflwr  
  • Person cyfrifol  

Mae hefyd yn gallu helpu’r clwb wrth ddelio â gofynion cwmnïau yswiriant, adnewyddu a hawliadau.

Mae gennym esiampl ddefnyddiol o gofrestr asedau yn ein hadran lawrlwytho!

 

Rhagor o Wybodaeth

Os hoffech gael hyfforddiant cyllid, mae Busnes Cymru yn cynnig cyrsiau ar-lein. Mae’n rhaid i chi gofrestru cyn edrych ar y modiwl Rheoli Eich Cyllid sy’n rhoi sylw i lif arian, cyllidebu, cyfrifon, elw a cholled a datganiadau balans.