AAA
'Help i Glybiau a Gwirfoddolwyr Chwaraeon yng Nghymru '
Rheoli Eich Clwb

Cyfarfodydd Clwb       

Rhedegcyfarfodyddclwb

Mae clybiau chwaraeon llwyddiannus yn cael eu rhedeg yn dda ac yn drefnus, gyda chyfarfodydd sy’n effeithiol.

Beth yw cyfarfodydd cyffredinol?

Mae cyfarfod cyffredinol yn agored i bob aelod, yn wahanol i gyfarfodydd bwrdd neu bwyllgor.

Fel rheol mae dau fath o gyfarfod cyffredinol – Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol (CCB) a Chyfarfod Cyffredinol Arbennig (CCA). Dylid cyfeirio atynt yn y cyfansoddiad.         

Hefyd dylid datgan y rheolau ar gyfer y cyfarfodydd cyffredinol hyn yn y cyfansoddiad.

Er enghraifft:

  • Faint o bobl sydd eu hangen yn y cyfarfod i’w wneud yn swyddogol (gelwir hyn yn gworwm)?
  • Faint o rybudd sydd raid i chi ei roi i aelodau?
  • Faint ymlaen llaw ddylech chi gyhoeddi’r Agenda? 

Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol 

Dyma’r prif resymau dros gynnal CCB:     

  • Ethol bwrdd ar gyfer y flwyddyn ganlynol
  • Trafod a phleidleisio ynghylch diwygiadau i gyfansoddiad neu reolau’r clwb
  • Llunio’r cyfrifon blynyddol
  • Tynnu sylw at gyflawniadau’r clwb yn ystod y 12 mis diwethaf       

Cyngor call ar gyfer CCB:

  • Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwybod a oes angen i enwebiadau ar gyfer aelodau newydd o’r pwyllgor gael eu cyflwyno ymlaen llaw neu a ydych yn eu derbyn yn y cyfarfod? (Mae’r rhan fwyaf o CCB angen cynigydd ac eilydd ar gyfer pob enwebiad.)
  • Dyletswyddau - yr Ysgrifennydd sy’n gyfrifol am y dasg o drefnu’r CCB ond bydd gan y Trysorydd, y Cadeirydd a’r Cydlynydd Gwirfoddolwyr rôl i’w chwarae hefyd.                                               
  • Trefnwch leoliad, dyddiad ac amser y CCB ymhell ymlaen llaw
  • A’i hybu’n dda! Rhaid estyn croeso i BOB aelod – meddyliwch am gynnwys elfen gymdeithasol, hwyliog o bosib. Rhaid i’r aelodau gymryd rhan yn y CCB er mwyn sicrhau bod proses y clwb o wneud penderfyniadau’n deg ac yn gynrychioliadol o’r clwb. Mae hefyd yn gyfle i gynnwys pobl newydd yn y gwaith o redeg y clwb.         

Esiampl o agenda

Dyma esiampl o agenda i’ch helpu chi gyda’ch cyfarfod cyffredinol nesaf:

  • Ymddiheuriadau am absenoldeb
  • Cofnodion y CCB blaenorol         
  • Materion yn Codi
  • Adroddiad y Cadeirydd
  • Adroddiad yr Ysgrifennydd
  • Adroddiad y Trysorydd          
  • Ethol Swyddogion      
  • Dyddiad y cyfarfod nesaf (os yw’n hysbys) 

CyfarfodCyffredinolArbennig

Mae CCA yn cael ei alw os yw traean o leiaf o aelodau’r clwb (neu ryw gyfran arall a nodir yn y cyfansoddiad) yn dymuno diwygio rheol yn y clwb, diwygio’r cyfansoddiad neu drafod unrhyw fater pwysig, brys arall nad oes posib aros tan y CCB cyn ei drafod.

Cyfarfodpwyllgor

Trefnir cyfarfodydd pwyllgor gan swyddogion sydd wedi’u hethol i reoli’r gwaith o redeg y clwb o ddydd i ddydd.

Rhaid cadw’r cyfarfodydd hyn yn fyr ac i bwrpas a sicrhau eu bod yn gwbl angenrheidiol - fel arall efallai y bydd llawer o’r swyddogion yn colli diddordeb. Dyma ble mae rôl y Cadeirydd yn hanfodol.

Esiampl o agenda:

  • Pwy sy’n bresennol
  • Pwy sydd wedi anfon ymddiheuriad
  • Adolygu’r cofnodion blaenorol
  • Beth yw amcan y cyfarfod? Rhaid nodi canlyniad cyffredinol y cyfarfod     
  • Eitemau agenda i’w trafod – gofynnwch i bawb sy’n bresennol anfon unrhyw eitemau ar gyfer yr agenda ymlaen llaw
  • Camau Gweithredu / Canlyniadau – nodi yn y cofnodion os oes angen unrhyw benderfyniad neu bleidlais neu os oes rhywun wedi’i benodi i arwain ar unrhyw feysydd ar yr agenda
  • Dyddiad y cyfarfod nesaf
  • Unrhyw fater arall (UFA)

Mae llawer o glybiau’n teimlo ei bod yn ddefnyddiol datblygu rheolau a chanllawiau ar gyfer cynnal cyfarfodydd pwyllgor er mwyn helpu i gadw’r ffocws ar y materion dan sylw.

Cofnodion

Mae cofnodion yn rhan bwysig o bob cyfarfod ac rydyn ni wedi llunio cyngor call ar gyfer cadw cofnodion